Veelgestelde vragen

Wanneer u op het leveranciersportaal het tabblad Facturen opent, kan u alle facturen raadplegen die u ooit via het portaal aanmaakte. In de kolom Status kan u de huidige status van uw factuur terugvinden. Die status kan bv. zijn: concept/in afwachting van goedkeuring/goedgekeurd.

In het leveranciersportaal Coupa kan u te allen tijde de status en vervaldatum van uw factuur terugvinden. De historiek blijft raadpleegbaar. De handleiding hieronder bezorgt u alle details.

Wanneer u uw IBAN invult, dient u ‘BE’ en de 3 daaropvolgende cijfers én de laatste 2 cijfers weg te laten.
U houdt nu 9 cijfers over zoals vetgedrukt in het voorbeeld: BE79735024070233.

Wanneer u bent aangemeld op het leveranciersportaal, kan u onder het tabblad Configuratie rechts bovenaan de knop Gebruiker uitnodigen kiezen. Via deze weg kan u een collega toegang geven.

Kies voor “Bedrijfsprofiel” en vervolgens voor “Rechtspersonen”.

Klik op “Aanmaken”

Vul bij Naam rechtspersoon uw correcte bedrijfsnaam in en selecteer in het veld Land/Regio “België”.

Kies uw Land/Regio en vul uw Btw-nummer in (formaat: BE0999999999 of BE1999999999). Indien u geen BTW-nummer heeft, kan u het vinkje “Ik heb geen btw-nummer” aanduiden en uw ondernemingsnummer ingeven. (formaat: 0999999999 of 1999999999).

Bedrijfsregistratienummer: vul uw ondernemingsnummer (BTW-nummer zonder BE)in.

Plaats van registratie: vermeld de plaats waar uw onderneming geregistreerd staat.

Register juridische entiteiten: vul hier UBO in.

Type bedrijf: kies hier uw vennootschapsvorm (vb. NV, BVBA, VZW, VOF, …).

Vul uw adresgegevens aan bij Factureren van-adres:

• Land/regio: dit werd automatisch ingevuld
• Adresregel 1: vul uw straat en huisnummer in
• Plaats: vul uw stad/gemeente in
• Staat: vul uw provincie in
• Postcode: vul uw postcode in
• Kies de Voorkeurstaal waarin u uw facturen wil aanmaken
• Vink bij Verzonden vanaf adres ”Hetzelfde als Factureren van-adres” aan
  Klik op “Opslaan”.

U krijgt via de volgende boodschap de mogelijkheid om een betaalmethode toe te voegen aan deze rechtspersoon.

Klik op “Doorgaan”

Klik op “Betaalmethode toevoegen”

Kies "Bankoverschrijving"

U kiest de rechtspersoon waarvoor u het overmaakadres wil aanmaken (als u er maar 1 heeft, zal dit automatisch worden ingevuld) Met rechtspersoon bedoelen we de vennootschap waarvoor u het rekeningnummer wil toevoegen.

Vul de gegevens voor betaling via overschrijving in:

Payment Method Name: kies hier een naam die voor uzelf verduidelijkt over welke betaalmethode dit gaat.

Bank Account Country/Region: kies het land waar uw bank gevestigd is (Belgium)

Bank Account Currency: EUR

Beneficiary Name: de naam van uw vennootschap

Bank Name: de naam van de bank waar u uw rekening heeft

Account Number: neem de 9 vetgedrukte cijfers uit uw eigen IBAN Nummer
vb.: BE52733069146509

Confirm Account Number: herhaal “Accountnumber”

IBAN: vul hier uw volledig IBAN-nummer in

Confirm IBAN: herhaal uw IBAN-nummer

Duid aan My company expects international payments. Hierdoor wordt het scherm voor SWIFT/BIC-code zichtbaar.

SWIFT/BIC-code: vul hier uw SWIFT/BIC-code in.

Klik op “Next”

U keert nu terug naar het overzicht van uw overmaakadressen waarin u het nieuwe overmaakadres zal terugvinden.

Wanneer u uw nieuwe rekeningnummer heeft ingesteld op het CSP, is dat nog niet doorgezonden naar Luminus. Hiervoor dient u een update van uw profiel door te voeren.

Hiervoor gaat u tewerk als volgt:

• Ga naar PROFIEL > Informatieverzoeken. U zal hier de gegevens zien die Luminus momenteel van u bezit.
• U kan bij Bank details kiezen voor IBAN en vervolgens Toevoegen overmaakadres. U kan nu kiezen om het overmaakadres toe te voegen dat u wenst of een nieuw overmaakadres aan te maken.
• Wanneer u dit proces hebt afgerond kan u onderaan op Verzenden klikken ter goedkeuring.
• Zodra Luminus de gegevens gevalideerd heeft, staat uw nieuwe rekeningnummer ook bij ons geregistreerd.

Wanneer uw factuur betwist is, dient u een creditnota op te maken.
Ga naar het tabblad Facturen en klik rechts naast de factuur op het vierkantje.

U kiest vervolgens onderaan Factuur annuleren. Dan wordt er een creditnota opgemaakt voor deze factuur. U kiest hier ook voor een volledige of gedeeltelijke creditering. Indien nodig kan u nadien een nieuw een factuur aanmaken via de bestelbon/order en de gele muntjes.

Ga naar het tabblad Facturen en kies Creditnota maken.
Vervolgens selecteert u de factuur voor dewelke u deze wenst aan te maken.
U kan nu de creditnota opmaken voor een gehele of gedeeltelijke annulering van de factuur.

De taal van het portaal kan u helemaal onderaan de pagina wijzigen. Door op de taal te klikken, kan u de gewenste taal selecteren.

Voor al uw technische vragen over Coupa kan u mailen naar esupplier@luminus.be.

Om veiligheidsredenen kiest Coupa ervoor om delen van het leveranciersportaal extra te beveiligen met multifactor-authenticatie (MFA).
U dient deze instelling éénmalig te activeren.

Ga hiervoor rechtsboven naar uw naam en kies voor “Accountinstellingen”

Kies vervolgens in het menu links voor “Beveiliging & meervoudige authenticatie”

Er zal een scherm met een QR-code verschijnen.

Klik onderaan op “annuleren”.

Op het volgende scherm kiest u voor authenticatie via SMS

Geef in het volgende scherm uw gsm-nummer in beginnend met de landcode (+32 voor België)

Voer de controle uit dat u geen robot bent en klik op “Code versturen”.

U zal nu een code ontvangen per sms die u kan invullen in het vakje onder nummer 3.

Klik vervolgens op “Inschakelen”.