Veelgestelde vragen

Hier vindt u een helder antwoord op de meestgestelde vragen rond het leveranciersportaal Coupa.

Jongedame met krulletjes en okerkleurige trui zit in kantoor te werken op de laptop

Veelgestelde vragen rond het leveranciersportaal Coupa

Wanneer u op het leveranciersportaal het tabblad Facturen opent, kan u alle facturen raadplegen die u ooit via het portaal aanmaakte. In de kolom Status kan u de huidige status van uw factuur terugvinden. Die status kan bv. zijn: concept/in afwachting van goedkeuring/goedgekeurd..

In het leveranciersportaal Coupa kan u te allen tijde de status en vervaldatum van uw factuur terugvinden. De historiek blijft raadpleegbaar. De handleiding hieronder bezorgt u alle details.

Handleiding vervaldag in Coupa

Wanneer u uw IBAN invult, dient u ‘BE’ en de 3 daaropvolgende cijfers én de laatste 2 cijfers weg te laten.
U houdt nu 9 cijfers over zoals vetgedrukt in het voorbeeld: BE79735024070233.

Wanneer u bent aangemeld op het leveranciersportaal, kan u onder het tabblad Configuratie rechts bovenaan de knop Gebruiker uitnodigen kiezen. Via deze weg kan u een collega toegang geven.

Screenshot Coupa - Configuratie gebruikers

Kies voor “Bedrijfsprofiel” en vervolgens voor “Rechtspersonen”.

Screenshot Coupa - Configuratie rechtspersoon

Klik op “Aanmaken”

Screenshot Coupa -

Vul bij Naam rechtspersoon uw correcte bedrijfsnaam in en selecteer in het veld Land/Regio “België”.

Kies uw Land/Regio en vul uw Btw-nummer in (formaat: BE0999999999 of BE1999999999). Indien u geen BTW-nummer heeft, kan u het vinkje “Ik heb geen btw-nummer” aanduiden en uw ondernemingsnummer ingeven. (formaat: 0999999999 of 1999999999).

Bedrijfsregistratienummer: vul uw ondernemingsnummer (BTW-nummer zonder BE)in.

Plaats van registratie: vermeld de plaats waar uw onderneming geregistreerd staat.

Register juridische entiteiten: vul hier UBO in.

Type bedrijf: kies hier uw vennootschapsvorm (vb. NV, BVBA, VZW, VOF, …).

Screenshot Coupa - rechtspersoon aanmaken

Vul uw adresgegevens aan bij Factureren van-adres:

  • Land/regio: dit werd automatisch ingevuld
  • Adresregel 1: vul uw straat en huisnummer in
  • Plaats: vul uw stad/gemeente in
  • Staat: vul uw provincie in
  • Postcode: vul uw postcode in
  • Kies de Voorkeurstaal waarin u uw facturen wil aanmaken
  • Vink bij Verzonden vanaf adres ”Hetzelfde als Factureren van-adres” aan
    Klik op “Opslaan”.
Screenshot Coupa -

U krijgt via de volgende boodschap de mogelijkheid om een betaalmethode toe te voegen aan deze rechtspersoon.

Klik op “Doorgaan”

Screenshot Coupa -

Klik op “Betaalmethode toevoegen”

Screenshot Coupa -

Kies "Bankoverschrijving"

Screenshot Coupa -

U kiest de rechtspersoon waarvoor u het overmaakadres wil aanmaken (als u er maar 1 heeft, zal dit automatisch worden ingevuld) Met rechtspersoon bedoelen we de vennootschap waarvoor u het rekeningnummer wil toevoegen.

Vul de gegevens voor betaling via overschrijving in:

Payment Method Name: kies hier een naam die voor uzelf verduidelijkt over welke betaalmethode dit gaat.

Bank Account Country/Region: kies het land waar uw bank gevestigd is (Belgium)

Bank Account Currency: EUR

Beneficiary Name: de naam van uw vennootschap

Bank Name: de naam van de bank waar u uw rekening heeft

Account Number: neem de 9 vetgedrukte cijfers uit uw eigen IBAN Nummer
vb.: BE52733069146509

Confirm Account Number: herhaal “Accountnumber”

IBAN: vul hier uw volledig IBAN-nummer in

Confirm IBAN: herhaal uw IBAN-nummer

Duid aan My company expects international payments. Hierdoor wordt het scherm voor SWIFT/BIC-code zichtbaar.

SWIFT/BIC-code: vul hier uw SWIFT/BIC-code in.

Klik op “Next”

Screenshot Coupa -

U keert nu terug naar het overzicht van uw overmaakadressen waarin u het nieuwe overmaakadres zal terugvinden.

Screenshot Coupa -

Wanneer u uw nieuwe rekeningnummer heeft ingesteld op het CSP, is dat nog niet doorgezonden naar Luminus. Hiervoor dient u een update van uw profiel door te voeren.

Hiervoor gaat u tewerk als volgt:

  • Ga naar PROFIEL > Informatieverzoeken. U zal hier de gegevens zien die Luminus momenteel van u bezit.
  • U kan bij Bank details kiezen voor IBAN en vervolgens Toevoegen overmaakadres. U kan nu kiezen om het overmaakadres toe te voegen dat u wenst of een nieuw overmaakadres aan te maken.
  • Wanneer u dit proces hebt afgerond kan u onderaan op Verzenden klikken ter goedkeuring.
  • Zodra Luminus de gegevens gevalideerd heeft, staat uw nieuwe rekeningnummer ook bij ons geregistreerd.

Wanneer uw factuur betwist is, dient u een creditnota op te maken.
Ga naar het tabblad Facturen en klik rechts naast de factuur op het vierkantje.

Screenshot Coupa - Betwisting

U kiest vervolgens onderaan Factuur annuleren. Dan wordt er een creditnota opgemaakt voor deze factuur. U kiest hier ook voor een volledige of gedeeltelijke creditering. Indien nodig kan u nadien een nieuw een factuur aanmaken via de bestelbon/order en de gele muntjes.

Ga naar het tabblad Facturen en kies Creditnota maken.
Vervolgens selecteert u de factuur voor dewelke u deze wenst aan te maken.
U kan nu de creditnota opmaken voor een gehele of gedeeltelijke annulering van de factuur.

De taal van het portaal kan u helemaal onderaan de pagina wijzigen. Door op de taal te klikken, kan u de gewenste taal selecteren.

Screenshot Coupa - Taalkeuze

Voor al uw technische vragen over Coupa kan u mailen naar esupplier@luminus.be.

Om veiligheidsredenen kiest Coupa ervoor om delen van het leveranciersportaal extra te beveiligen met multifactor-authenticatie (MFA).
U dient deze instelling éénmalig te activeren.

Ga hiervoor rechtsboven naar uw naam en kies voor “Accountinstellingen”

Screenshot Coupa -

Kies vervolgens in het menu links voor “Beveiliging & meervoudige authenticatie”

Screenshot Coupa -

Er zal een scherm met een QR-code verschijnen.

Klik onderaan op “annuleren”.

Screenshot Coupa -

Op het volgende scherm kiest u voor authenticatie via SMS

Screenshot Coupa -

Geef in het volgende scherm uw gsm-nummer in beginnend met de landcode (+32 voor België)

Voer de controle uit dat u geen robot bent en klik op “Code versturen”.

U zal nu een code ontvangen per sms die u kan invullen in het vakje onder nummer 3.

Klik vervolgens op “Inschakelen”.

Screenshot Coupa -