Questions fréquentes

Dans le portail des fournisseurs (Coupa), vous pouvez retrouver à tout moment le statut et la date d’échéance de votre facture. Vous pouvez toujours consulter l’historique. Le guide d’utilisation ci-dessous vous fournira tous les détails.

Lorsque vous ouvrez l’onglet « factures » sur le portail des fournisseurs, vous pouvez consulter toutes les factures que vous avez créées via le portail. Dans la colonne statut, vous pouvez retrouver le statut actuel de votre facture (= brouillon, en attente d’approbation, approuvée...).

Lorsque vous complétez votre IBAN, vous devez omettre BE et les 3 chiffres suivants de même que les 2 derniers chiffres.
Vous reprenez les 9 chiffres en gras dans l’exemple suivant : BE79735024070233.

Lorsque vous vous connectez au portail des fournisseurs, vous pouvez choisir sous l’onglet « configuration » en haut à droite le bouton « inviter un utilisateur ». Vous pouvez donner accès à un collègue par cette voie.

Choisissez "Profil de l'entreprise" et puis "Entités juridiques".

Cliquez sur "Créer".

Saisissez le nom de l’entité juridique et sélectionnez "Belgique" dans le champ Pays/Région

Choisissez votre Pays/Région et entrez votre Numéro de TVA (format : BE0999999999 ou BE1999999999). Si vous n'avez pas de numéro de TVA, vous pouvez cocher la case "Je n'ai pas de numéro d'ID fiscal" et remplir votre numéro d'entreprise (format: 0999999999 ou 1999999999).

Numéro d’immatriculation au registre du commerce: entrez votre numéro d'entreprise (numéro de TVA sans BE).

Lieu d'immatriculation: indiquez le lieu où votre entreprise est enregistrée.

Entités juridiques d’enregistrement: inscrivez UBO.

Type de société: choisissez votre forme d'entreprise (par exemple SA, SPRL,ASBL,SNC,…)

Complétez votre adresse dans Adresse d'établissement de la facture

• Pays/Région: cela a été rempli automatiquement
• Ligne d'adresse 1 : entrez votre rue et numéro d'établissement
• Ville: entrez la commune où la ville dans laquelle l'entreprise est située
• Région: remplissez votre province
• Code postal : remplissez votre code postal
• Choisissez la langue préférée dans laquelle vous souhaitez créer vos factures
• Sous Adresse d'expédition, cochez "Identique à l'adresse de facturation"
• Appuyez sur "Enregistrer "

Vous aurez la possibilité d'ajouter une méthode de paiement à cette entité légale via la case suivante.

Cliquez sur "Continuer"

Cliquez "Ajouter une adresse de paiement"

Choisissez "virement bancaire

Vous choisissez l'entité juridique pour laquelle vous voulez créer l'adresse de paiement (si vous n'en avez qu'une, elle sera remplie automatiquement). Par entité juridique, nous entendons la société pour laquelle vous voulez ajouter le numéro de compte.

Remplissez les détails pour le paiement par virement bancaire :

Payment Method Name: choisissez ici un nom qui vous indique clairement de quel mode de paiement il s'agit.

Bank Account Country/Region: choisissez le pays où se trouve votre banque (Belgique)

Bank Account Currency: EUR

Beneficiary Name: le nom de votre entreprise

Bank Name: le nom de la banque où vous détenez votre compte

Account Number: prenez les 9 chiffres en gras de votre propre numéro IBAN
vb.: BE52733069146509

Confirm Account Number: confirmez à nouveau le “Accountnumber”

IBAN: entrez votre numéro IBAN complet

Confirm IBAN: entrez à nouveau votre numéro IBAN

Indiquez "My company expects international payments". L'écran du code SWIFT/BIC s'affiche.

SWIFT/BIC-code: entrez votre code SWIFT/BIC

Cliquez sur "Next"

Sur l’aperçu des adresses de transfert, vous trouverez la nouvelle adresse de transfert.

Lorsque vous avez mis votre nouveau numéro de compte sur le portail , il n’a pas encore été transmis à Luminus. Vous devez procéder à une mise à jour de votre profil à cet effet.

Pour ce faire, procédez comme suit :

• Allez dans PROFIL > demandes d’informations. (Vous verrez ici les données actuellement détenues par Luminus vous concernant).
• Vous pouvez choisir « IBAN » dans les « bank details » et ensuite ajouter les coordonnées de paiement. Vous pouvez maintenant choisir d’ajouter les coordonnées de paiement que vous souhaitez ou en créer de nouvelles.
• Lorsque vous avez terminé cette procédure, vous pouvez procéder à l’envoi pour approbation ci-dessous.
• Dès que Luminus valide les données, votre nouveau numéro de compte sera enregistré chez nous.

Lorsque votre facture a été contestée, il faut créer une note de crédit.
Pour ce faire, allez à l’onglet « factures » et cliquez sur le carré à droite de la facture.

Vous choisissez ensuite en bas « annuler une facture » et une note de crédit sera créée pour cette facture. Vous pouvez établir une note de crédit partielle ou totale. Vous pouvez ensuite ,si nécessaire, créer à nouveau une facture via le bon de commande et le logo pièces jaunes.

Vous allez sous l’onglet « factures » et choisissez « créer une note de crédit ».
Vous sélectionnez ensuite la facture pour laquelle vous souhaitez la créer.
Vous pouvez créer la note de crédit pour une annulation totale ou partielle de la facture.

Vous pouvez changer la langue du portail tout en bas. En cliquant sur la langue, vous pouvez sélectionner la langue de votre choix.

Pour toutes vos questions techniques liées à Coupa, vous pouvez envoyer un e-mail à esupplier@luminus.be.

Pour des raisons de sécurité, Coupa a choisi de sécuriser certaines parties du portail des fournisseurs avec une authentification multifactorielle (MFA).
Avant de continuer à compléter votre profil, vous devez activer ce paramètre une fois.

Pour ce faire, allez à votre nom en haut à droite et choisissez "Paramètres du compte"

Choisissez ensuite "Sécurité et authentification multifacteur" dans le menu à gauche

Un écran avec un code QR apparaît.

En bas, cliquez sur "Annuler".

Sur l'écran suivant, sélectionnez authentification par SMS

Sur l'écran suivant, entrez votre numéro de téléphone mobile en commençant par le code du pays (+32 pour la Belgique).

Vérifiez que vous n'êtes pas un robot et cliquez sur "envoyer le code".

Vous recevrez alors un code par SMS que vous pouvez introduire dans la case sous le numéro 3.

Cliquez ensuite sur “Activer”.